Ubico tiene in una sola scheda l’inventario dei beni, la posizione di ciascuno, gli interventi eseguiti e lo scadenzario delle verifiche periodiche. Lo usa chi gestisce il patrimonio della propria azienda e chi lo mantiene per conto di altri. Si consulta inquadrando un codice QR, da qualunque telefono e senza installare applicazioni.
Un progetto di M15 Studio. La piattaforma viene configurata sul vostro contesto e introdotta nei processi operativi con un interlocutore stabile. Le integrazioni con altri software, se necessarie, sono interventi a progetto da preventivare a parte. La valutazione iniziale si svolge presso la vostra sede oppure in videoconferenza.
Ubico serve chi gestisce i propri beni e chi li mantiene per conto di altri. Il nucleo informativo è lo stesso; moduli e viste cambiano. La scelta dell’ambito determina la configurazione iniziale, non il prodotto.
L’organizzazione governa i propri beni: macchinari, attrezzature, impianti, dispositivi informatici, arredi, veicoli. L’obiettivo è disporre in ogni momento della posizione di ciascun bene, della storia degli interventi eseguiti e dello stato degli obblighi di verifica, con un’attribuzione dei costi che consenta decisioni documentate di riparazione o sostituzione.
Riferimenti interniDirezione tecnica e operations, responsabile della manutenzione, RSPP, amministrazione e controllo di gestione, sistemi informativi.
L’impresa gestisce i beni dei propri clienti: società di facility multiservizio, manutentori di impianti antincendio, ascensori, impianti elettrici e termici, verificatori di dispositivi di protezione. L’obiettivo è la produttività dei tecnici sul campo e la tracciabilità documentale di ciò che è stato eseguito, presso chi e in quale data.
Riferimenti interniTitolare o direzione tecnica, back office e pianificazione, tecnici sul campo, amministrazione.
Queste funzioni sono presenti in entrambe le configurazioni, compresi i rapportini: annotazioni documentate — anche con fotografia — che restano nella storia del bene. Sopra di esse si innestano i moduli specifici: la gestione multi‑cliente per le manutenzioni, l’attribuzione dei costi e la riconciliazione contabile per l’asset owner.
Categoria, matricola, fornitore, data di acquisto, valore, garanzia, fotografie. Manuali, dichiarazioni di conformità e verbali allegati alla scheda, con struttura gerarchica tra impianto e componenti.
Etichette generate dalla piattaforma e stampabili in autonomia. La scansione da qualunque smartphone apre la scheda del bene, senza installare applicazioni e senza credenziali per chi deve solo segnalare.
Albero di sedi, edifici, locali e cantieri. Ogni spostamento è tracciato con data e responsabile; l'assegnazione a una persona registra la presa in carico e la restituzione.
Piani preventivi ricorrenti per data, contatore o evento; scadenzario delle verifiche obbligatorie con notifiche anticipate; checklist di intervento e ordini di lavoro correttivi.
Checklist compilabili dal telefono, fotografie, firma del referente sullo schermo, funzionamento anche in assenza di rete. Ogni rapportino chiude l’attività e diventa una riga nella storia del bene, senza ricopiature in ufficio.
Valore del parco beni, scadenze del periodo, costi per bene e per categoria. Estrazioni pronte per l'organo di vigilanza, il revisore o il cliente che richiede evidenza degli interventi.
Un rapportino non deve per forza documentare un adempimento. Può essere una nota di tre righe scritta davanti alla macchina: dove sta la chiave del quadro, quale ricambio monta davvero, perché quel comando va premuto due volte, che rumore faceva prima di rompersi l’ultima volta.
È il tipo di informazione che oggi vive nella testa di una o due persone e lascia l’azienda insieme a loro. Registrata sul bene, con una fotografia e una data, resta disponibile a chi arriverà dopo — e vale spesso più del verbale formale che le sta accanto nella stessa scheda.
«La chiave del quadro è nel locale tecnico, non in officina. Il riarmo sta dietro il pannello destro: prima si stacca, poi si riarma, mai il contrario.»
Chiunque si trovi davanti a un bene che non funziona inquadra il codice con la fotocamera, scatta una fotografia, scrive due righe e invia. Nessun account, nessuna applicazione, nessuna password: la segnalazione arriva già collegata al bene, alla sua posizione e alla sua storia.
Vale per il personale interno come per chi interno non è — un fornitore, un tecnico di terzi, un docente, un ospite, un condomino. Gli utenti che si limitano a segnalare sono illimitati e senza costo: è una scelta di modello, perché sono loro a tenere vivo il registro. Il risultato meno atteso è culturale: quando segnalare costa trenta secondi anziché una telefonata, le persone cominciano a farlo, e i beni aziendali smettono di essere un problema di qualcun altro.
«Perde olio dal riduttore e si sente un rumore quando scende. L’ho lasciato fermo a metà campata.»
Ciò che distingue un verticale dall’altro non è il funzionamento della piattaforma, ma il contenuto normativo: periodicità, sequenza delle attività, campi obbligatori del verbale, documentazione da conservare. Sono elementi di configurazione, caricati in fase di avvio e aggiornati nel tempo.
Il registro dei controlli, cadenze ravvicinate e attività che si susseguono in sequenza — sorveglianza, controllo, revisione, collaudo — ciascuna con una propria maturazione. Comprende in genere anche le porte tagliafuoco e la sicurezza passiva, affidate spesso agli stessi operatori.
Due sequenze parallele: la manutenzione ordinaria a cadenza contrattuale e le verifiche affidate a soggetti esterni. La piattaforma le tiene insieme distinguendo ciò che compete al manutentore da ciò che compete al verificatore, e conserva i verbali per impianto e per amministrazione condominiale.
Verifiche degli impianti di messa a terra, controlli di efficienza, libretto di impianto e rapporti di controllo tecnico. Le periodicità variano per tipologia e potenza, e la documentazione deve restare consultabile dal committente senza doverla richiedere al fornitore.
Ogni dispositivo ha un proprio fascicolo, una periodicità di verifica e un esito da registrare. È il verticale con il maggior numero di unità per cliente: la gestione su foglio di calcolo diventa impraticabile già a poche decine di committenti.
Revisioni, manutenzioni programmate per chilometraggio o per ore di funzionamento, scadenze assicurative e amministrative, assegnazione al conducente e rilevazione dei danni alla riconsegna.
Imprese che presidiano più sedi per conto di un committente con un insieme eterogeneo di servizi. Ticket provenienti dagli utenti finali, tempi di intervento da rendicontare, evidenza dell’operato in sede di rinnovo o di gara.
Checklist e modelli di verbale di ciascun verticale vengono definiti in fase di configurazione insieme al vostro responsabile tecnico o al professionista che vi segue. Dove possibile, anche gli scadenzari vengono predisposti in quella fase; in ogni caso restano modificabili nel tempo.
Le organizzazioni che adottano un sistema di questo tipo lo fanno quasi sempre in risposta a un fatto preciso, non a un programma di digitalizzazione.
Diverse discipline di settore prevedono che i controlli eseguiti sulle attrezzature di lavoro siano registrati per iscritto e conservati per un periodo determinato, a disposizione di chi ne faccia richiesta in sede di verifica.
Grandi industrie, distribuzione organizzata e pubbliche amministrazioni richiedono ai propri fornitori documentazione digitale degli interventi e tracciabilità delle attività. La scadenza, in questi casi, è esterna e non negoziabile.
Con un solo insediamento la conoscenza informale del responsabile tecnico è sufficiente. Dalla seconda sede in poi non lo è più: la posizione dei beni, gli interventi eseguiti e le scadenze devono esistere in una forma consultabile da più persone.
Una revisione, un cambio di consulente contabile, una due diligence, un passaggio generazionale o il pensionamento del responsabile tecnico rendono evidente quanta parte del patrimonio informativo non sia mai stata scritta da nessuna parte — a partire dal registro dei cespiti.
I riferimenti a obblighi, periodicità e discipline di settore presenti in questa pagina hanno finalità illustrativa e non costituiscono consulenza normativa. Gli adempimenti effettivamente applicabili alla vostra organizzazione dipendono dall’attività svolta e dalle attrezzature impiegate, e vanno verificati con il professionista o l’organismo di riferimento.
Il libro cespiti è il documento in cui l’organizzazione dichiara che cosa possiede: valore d’acquisto, categoria, quota di ammortamento, valore residuo. Nasce da un’esigenza fiscale e civilistica e viene aggiornato dall’amministrazione, in genere sulla base delle fatture.
La consistenza fisica è un’altra cosa: è l’inventario dei beni realmente presenti. I beni si spostano tra sedi e cantieri, vengono accorpati o smembrati, si rompono e non vengono dismessi formalmente, entrano in azienda con modalità diverse dall’acquisto. Il risultato ordinario, in assenza di un registro operativo, è un doppio scostamento: cespiti iscritti a bilancio che nessuno riesce a individuare, e beni realmente in uso che non risultano da nessuna parte.
Ubico tiene insieme le due letture. Ogni scheda porta con sé il riferimento contabile e la posizione rilevata, le dismissioni sono tracciate con data ed esito, e la ricognizione inventariale — che oggi impiega settimane — si esegue scansionando i codici sui beni. All’amministrazione e al revisore resta un documento di riconciliazione, non un elenco da ricostruire a memoria.
delle piccole e medie imprese utilizza software gestionali, contro l’83,6% delle grandi imprese. Sui sistemi ERP il divario è analogo: 48,8% contro 85,9%.
Istat / Imprese e ICT 2025delle imprese con almeno dieci addetti si colloca a un livello base di digitalizzazione. Solo il 38,1% raggiunge un livello elevato.
Istat / Imprese e ICT 2025delle PMI italiane dichiara di perdere fra le due e le quattro ore al giorno di produttività a causa di strumenti obsoleti o poco efficienti.
Indagine ZeroUnoUbico è sviluppato da M15 Studio, studio di progettazione e sviluppo digitale con sede a Lecce. Non viene distribuito come servizio da attivare in autonomia: viene adottato all’interno di una partnership di fornitura, in cui la piattaforma è lo strumento per lavorare meglio nel tempo.
Le persone che analizzano il vostro contesto sono le stesse che configurano la piattaforma e seguono la sua evoluzione. Avete un riferimento diretto che conosce obiettivi, priorità e storia operativa.
Le esigenze operative vengono valutate in tempi rapidi e tradotte in azioni concrete senza passaggi superflui. In questo modo la piattaforma resta allineata al lavoro reale, anche quando processi e priorità cambiano nel tempo.
Campi personalizzati, modelli di anagrafica, scadenzari, checklist, autorizzazioni e layout delle etichette rientrano nella configurazione ordinaria. Quando serve sviluppo, attività, tempi e obiettivi vengono definiti prima, con perimetro chiaro.
Nessuna organizzazione ha interesse a sostituire il proprio gestionale per governare i beni. Ubico si affianca agli applicativi già in uso: le integrazioni per lo scambio dati automatico sono opzionali e vanno considerate al di fuori del perimetro standard della piattaforma Ubico.
delle piccole e medie imprese italiane non prevede alcuno scambio dati automatico tra i
software che utilizza. Solo il 26% si rivolge a un unico fornitore: per la maggioranza, il coordinamento
tra applicativi non è responsabilità di nessuno.
Osservatori Digital Innovation, Politecnico
di Milano
È la condizione prevalente, non l’eccezione: secondo Istat l’uso di software gestionali si ferma al 41,9% delle piccole e medie imprese, e non è necessariamente inadeguata finché l'organizzazione opera su una sola sede e non riceve richieste documentali dall'esterno. Le criticità emergono su tre fronti: la conservazione formale dei controlli richiesta dalla normativa, l'accesso simultaneo di più persone e la continuità quando chi mantiene il file non è più disponibile. Il foglio esistente, in ogni caso, viene importato e non va perso.
È il principale motivo di insuccesso dei sistemi di questo tipo, e per questo la piattaforma è costruita attorno alla scansione del codice sul bene: la registrazione di un intervento o di una segnalazione richiede pochi passaggi e nessuna credenziale per chi deve solo segnalare. In fase di avvio misuriamo l'effettivo aggiornamento dei dati e interveniamo sulla configurazione se necessario.
Esistono, e per organizzazioni di grandi dimensioni i CMMS internazionali sono spesso la scelta corretta. Le differenze rilevanti riguardano la lingua, gli scadenzari conformi alla normativa italiana precaricati, la disponibilità di un interlocutore diretto sul territorio e la possibilità di integrazioni sui vostri applicativi. Se il vostro caso non richiede questi elementi, ve lo indicheremo in fase di valutazione.
È la situazione più comune e raramente dipende da un errore contabile: il registro dei cespiti fotografa gli acquisti, non gli spostamenti, le rotture e le dismissioni di fatto. La ricognizione condotta in fase di avvio produce l’elenco degli scostamenti nelle due direzioni — voci iscritte e non individuate, beni in uso e non registrati — in una forma che l’amministrazione può utilizzare per le scritture di rettifica e il revisore per le proprie verifiche. Da quel momento l’allineamento si mantiene con le operazioni ordinarie, non con una campagna annuale.
L’importazione dei fogli di calcolo già in vostro possesso e la stampa delle etichette sono operazioni che potete eseguire internamente, e nella maggior parte dei casi bastano. Quando la consistenza è ampia, disorganica o priva di documentazione di partenza, il rilievo sul campo, l’etichettatura e la normalizzazione degli archivi possono essere affidati a noi come servizio a parte. La configurazione della piattaforma sul vostro contesto e l’affiancamento nelle prime settimane sono in ogni caso a nostro carico.
La vostra organizzazione. I dati sono esportabili in formati aperti in qualunque momento e senza richiesta preventiva, compreso l'inventario prodotto in fase di avvio. Il trattamento avviene in conformità al GDPR, su infrastruttura in territorio dell'Unione Europea.
Spesso sì. Software, servizi cloud, consulenza e formazione rientrano frequentemente nel perimetro degli strumenti agevolativi rivolti alle imprese, statali o regionali; requisiti, dotazioni e finestre di apertura cambiano però con continuità. In sede di valutazione segnaliamo quali strumenti sembrano pertinenti al vostro caso, restando inteso che la verifica di ammissibilità e la presentazione della domanda competono a voi o al professionista che vi assiste.
Non è una presentazione commerciale del prodotto. È un rilievo della situazione attuale, al termine del quale disponete di un documento di sintesi utilizzabile a prescindere dal seguito.
Il modulo di richiesta è ospitato su un servizio esterno e si compila in un minuto. Vi chiediamo soltanto i dati necessari a richiamarvi e a capire da dove nasce l’esigenza.
Oppure scriveteci a hello
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